Entreprise : comment bien organiser l’accueil téléphonique ?

 

La qualité de l’accueil téléphonique fait partie des éléments essentiels qui permettent aux entreprises de véhiculer et d’entretenir une bonne image de marque. D’ailleurs, pour qu’aucun appel ne soit négligé, une bonne organisation du service d’accueil téléphonique s’ impose.

 L’externalisation accueil téléphonique MADAGASCAR : une bonne solution organisationnelle

L’accueil téléphonique est une tâche simple au premier abord. Pour le standardiste, il suffit en effet, de décrocher le combiné du téléphone, de répondre aux éventuelles questions et de prendre si besoin, quelques notes. Mais lorsque le téléphone n’arrête pas de sonner, la donne peut rapidement changer. L’accueil téléphonique des clients et collaborateurs étant capital pour l’image de l’entreprise, tous les appels entrants doivent néanmoins être reçus et traités avec attention. La solution ? Confier la tâche à une équipe dédiée, dans le cadre d’une externalisation d’accueil téléphonique à MADAGASCAR.

De plus en plus plébiscitée par les entreprises, cette solution offre des avantages non négligeables, comme la possibilité pour leurs salariés, de se concentrer sur leur cœur de métier. Par ailleurs, l’entreprise qui choisit de confier l’accueil téléphonique à des plateformes externalisées bénéficie de prestations de qualité à moindres coûts. Les prestataires externes disposent en effet, de toutes les connaissances et compétences requises, pour prendre en charge les appels, satisfaire les attentes des appelants et entretenir l’image de marque de l’entreprise.

Par ailleurs, en confiant la gestion de l’accueil téléphonique à des prestataires externes, l’entreprise se libère automatiquement des multiples contraintes liées entre autres à la formalisation des documents d’embauches de nouveaux salariés et à l’achat de nouveaux matériels entre autres. Pour l’entreprise ayant choisi l’externalisation, disposer de standardistes qualifiés n’est plus une quête. Sur les plateformes, les employés disposent de l’expérience nécessaire pour proposer une bonne qualité d’accueil téléphonique aux appelants.

Notez que l’entreprise qui choisit d’externaliser l’accueil téléphonique peut demander à bénéficier d’une permanence téléphonique. Celle-ci garantit la bonne prise en charge des appels, quel que soit le moment de la journée.

L’installation de service d’accueil téléphonique en interne : oui, mais avec une bonne organisation

Pour ceux qui disposent de ressources matérielles et financières suffisantes, installer une équipe en charge de l’accueil téléphonique en interne reste envisageable. La condition ? S’assurer qu’elle soit parfaitement compétente, indépendante, et équipée pour garantir la prise en charge des appels entrants et sortants, quel que soit leur nombre au quotidien. Pour que le respect du cahier de charge et de la charte qualité d’accueil téléphonique soit systématique, il faudra par ailleurs penser à organiser des formations variées. Objectif ? Apprendre au personnel à gérer les appels aussi bien sortants et entrants, notamment dans le cadre d’un service d’accueil téléphonique ad hoc.

Que l’entreprise opte pour l’installation en interne ou choisisse l’externalisation du service d’accueil téléphonique, pour que la qualité soit au rendez-vous, la bonne organisation doit être le maître mot.

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